Amennyiben nincs ideje, lehetősége a beszkennelt dokumentumok rögzítésére, mi erre is egy
megbízható megoldást
kínálunk Önnek!
Egyszerű, könnyen kezelhető és rendkívül hatékony dokumentum menedzsment alapú megoldás, olyan könyvelőknek, akik nem akarnak könyvelőrendszert váltani, de hatékonyabbá szeretnék tenni a napi munkájukat.
Az OVIR segítségével, nem kell többet dossziékban turkálni és táblázatok tömkelegében nyilvántartani, hogy melyik feladat éppen hogyan áll.
Egyszerűsített dokumentum menedzsment, mivel az OVIR webes platformon működő rendszer, ezért akár a könyvelő partnere is szkennelheti és rögzítheti a számlákat.
Sablon alapú kontírozás az OVIR megvalósítja a sablon alapú kontírozást, melynek segítségével a kontírozás sebessége a maximumra növelhető, a hibaarány minimalizálásával.
Ügyfél-tájékoztatás
Likviditási tábla, kintlévőség, és fizetendő számlák megtekintése akár mobil applikációval is, a maximális ügyfél tájékoztatásér.
Érdemes észrevenni, hogy a partnerek, akiket könyvelünk, igen nagy százalékban állandó ügyfelekkel, szállítókkal és vagy vevőkkel tartanak üzleti kapcsolatot. Következésképpen hónapról hónapra egyazon partnerünket figyelembe véve ugyanazokkal a számlákkal találkozhatunk, melyeken csak a dátum és az összeg változik. ezeket a számlákat hónapról hónapra ugyanúgy kontírozzuk a könyvelő rendszerünkben. Ha ez valóban így van, akkor sablonok és a szkennelt számlakép alkalmazásával a kontírozást (egy számla tekintetében) akár egy gombnyomásra is egyszerűsíthetjük. Tapasztalataink alapján, akár több száz számla kontírozása is
elvégezhető 10-15 perc alatt.
Néhány évvel ezelőtt még úgy tekintettünk a szkennerre, mint lassú problémás eszközre, ami sok esetben csak az időnket rabolja idegesítő nyekergésével és zümmögésével... Azonban mint könyvelő iroda később szembe kellett néznünk a ténnyel, hogy már olyan mennyiségű papír alapú adathalmazt mozgatunk, amely drasztikusan rontja irodánk hatékonyságát. Így hát tetszik vagy nem, de nekiálltunk szkennelni a dokumentumokat.
Meglepő módon arra a következtetésre jutottunk, hogy az idő amit a szkenneléssel elveszítünk, később a kontírozási és könyvelési folyamatok során (ahol sokszor szükség van a számlára, melyet eddig dossziékból kellett kikeresni), bizony többszörösen megtérül. Ha egy számla egyszer digitális formába került, akkor annak a megkeresése bármikor és bárhol, csupán néhány másodperc. Persze az is hozzátartozik az igazsághoz, hogy a mai modern (és már az alacsonyabb árkategóriájú szkennerek is) nagyságrendekkel gyorsabbak és ügyesebbek mint az évekkel ezelőtt forgalomba helyezett társaik.
Ha a könyvelő elégedett a könyvelő rendszerével és bízik benne, akkor nem szabad kiszakítani őt a megszokott és biztonságot jelentő környezetéből.
Ezért nagyon fontos volt számunkra is, hogy a rendszer, mit fejlesztettünk egyszerűen tudjon kommunikálni a könyvelő rendszerrel. Tulajdonképpen sikerült egy olyan kommunikációs felületet kialakítani ami minden olyan könyvelő rendszerrel adatot tud cserélni, amely képes külső adatok fogadására.
Az adat kapcsolat azért is fontos, mert így élesen elválik az OVIR és a könyvelő rendszer, vagyis ha például valakit beengedünk az OVIR-ba, hogy ott adatokat rögzítsen, még nem lát be a könyvelő rendszerünkbe, így ott nem is tud adatokat módosítani, sem szándékosan, sem véletlenül.
Ha megfigyeljük a mai trendek alakulását e-téren, kiderül, hogy egyre fontosabbá vált illetve válik a digitális alapú kapcsolattartás. Napjainkban az emberek közötti kommunikációban a digitális eszközöknek egyre nagyobb szerepük van. Ez egyre inkább igaz lesz a könyvelő és partnere közötti kapcsolattartásra is. Egyre inkább felmerülő és jogos elvárás lesz a könyvelők felé, hogy ne csak telefonon és e-mailen legyen elérhető, hanem akár egy mobiltelefonos applikáció által is hozzáférhessen a könyvelőiroda azon adataihoz, melyek vonatkoznak rá, illetve segítik őt a munkájában. Például aktuális fizetendő adók, járulékok, melyek naptárba szerveződnek és figyelmeztetik a partner az aktuális fizetendő tételekre.
